Hướng dẫn tạo Mail Group để giửi email cùng lúc cho nhiều người

Google Groups là một trong số các dịch vụ Mail Group đáng tin cậy, miễn phí giúp đơn giản hóa việc gởi email cùng lúc cho nhiều người: chỉ cần gởi cho 1 địa chỉ duy nhất thay vì đồng gởi cho cả danh sách dài.cho mọi người. Cách sử dụng như sau:

1. Đăng ký sử dụng dịch vụ Google Groups

- Trước tiên, bạn truy cập địa chỉ http://groups.google.com/  (giao diện tiếng anh) 
                               hoặc http://groups.google.com/?hl=vi (giao diện tiếng việt)

- Sau đó, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản Gmail.

2. Tạo nhóm mới

- Click vào nút "Tạo..." để tạo group mới.

Đặt tên cho nhóm, tạo địa chỉ Email nhóm 
- Địa chỉ Email nhóm có dạng: TênNhóm@googlegroups.com

- Group URL (địa chỉ trang web lưu trữ toàn bộ thư trao đổi của nhóm): http://groups.google.com/group/TênNhóm

- Click "Tạo"

Nhập mã xác minh >> Tiếp tục

3. Nhập danh sách thành viên

- Bạn có thể nhập danh sách email của các thành viên cho nhóm ngay sau khi tạo nhóm hay bất kỳ lúc nào bạn cần.

- Bạn chọn 1 trong 2 hình thức tạo danh sách là

+ Invite (Gửi thư mời tham gia): mỗi địa chỉ sẽ nhận được thư mời và họ có quyền quyết định tham gia hay không (nên sử dụng cách này).

+ Add (Trực tiếp thêm vào danh sách): trở thành thành viên ngay lập tức.

- Mỗi thành viên trong danh sách sẽ nhận được thư chào mừng tham gia, nếu bạn muốn họ khỏi thắc mắc thì nên viết thêm vài dòng giải thích vào khung "Viết thông điệp chào mừng".

Cách mời thành viên tham gia:

- Vào Quản lý (góc phải phía trên)

- click Mời thành viên (ở góc trái)

- Nhập Email của bạn  >> viết gì cũng được vào ô Viết thư mời >> click vào Gửi lời mời (như hình 1)

hình 1

 - Nhập các ký tự xác minh (nhập sai thì nhập lại) sau đó click Tiếp tục

hình 2

- Mở Email của bạn sẽ thấy 1 thư gửi đến tương tự như hình 3

hình 3

 Mở thư ra và click vào link (trong khung màu đỏ)  như hình 4 để xác nhận

 hình 4

4. Quản lý

Đối với nhóm mail do bạn tạo, bạn có quyền truy cập vào phần dữ liệu của nhóm để thay đổi thông tin về nhóm, xóa nhóm; sửa chữa, xóa mail; bổ sung, phân quyền cho thành viên.

Để thực hiện, bạn bấm chuột vào tên nhóm trong danh sách.

5. Những điều cần biết khi sử dụng
- Dung lượng lưu trữ hiện nay không hạn chế, tất cả các thư (kể cả file đính kèm) sẽ được nén lại.

- Không cho phép gửi kèm file thi hành (exe, com...).

- Không nên dùng hộp thư để gởi spam mail hay quảng cáo vì chỉ cần có người gởi thư phản đối cho Google là họ sẽ xóa nhóm của bạn ngay.

- Những địa chỉ không gửi mail được (sai địa chỉ, họp thư bị đầy) sẽ bị “cấm” trong danh sách.

- Bạn có thể tạo form đăng ký email để nhúng vào website (cho phép khách hàng nhập email vào group).

- Để xóa tên khỏi danh sách thành viên, bạn có thể gởi e-mail cho địa chỉ

    [Groupname]-unsubscribe@googlegroups.com.